«¿Esta factura está pagada?» «Y este cargo de 3.000 €, ¿de qué es?»

La factura entra sola

Se deja el PDF en una carpeta y Forálic lo recoge. Eso es lo que hace que esto no dé trabajo: quien recibe la factura por correo la guarda ahí y se olvida. Las sueltas y las que llegan en papel se arrastran a mano a la pantalla.

De cada una saca el proveedor, el número, la fecha, la base, el IVA y el total. No hay que teclear nada. Si algo sale mal leído —pasa con la primera factura de un proveedor nuevo, hasta que aprende su formato— se corrige con el lápiz y la factura queda verificada: a partir de ahí manda tu corrección, no la lectura automática.

Y se cruza con el banco

Aquí está el trabajo de verdad, y casi siempre lo hace solo: compara importes y fechas y propone qué cargo paga cada factura. Los casos que no son uno a uno tienen nombre propio, porque son los de todos los días.

• Combo — un solo giro del banco paga varias facturas. Lo normal con un mayorista: un cargo semanal cubriendo cinco albaranes.
• Candidatos — cuando no está seguro no se inventa el emparejamiento: te enseña los que encajan y eliges tú.
• Parciales — la factura se pagó a medias, o en dos veces.
• Pagadas en efectivo — nunca van a tener cargo. Se marcan y dejan de aparecer como pendientes.

Y lo que sobra deja de pedir atención

Del banco entran apuntes que no son facturas de proveedor: la luz, el alquiler, las comisiones, las nóminas. Se dice una vez que esos no se vigilan y dejan de aparecer para siempre.

Con eso, las dos preguntas de siempre —«¿esta factura está pagada?» y «este cargo de 3.000 €, ¿de qué es?»— dejan de contestarse a mano y con carpetas. Son la misma pregunta vista desde los dos lados, y por eso viven en la misma pantalla.