Cuadre de caja

El cuadre de caja compara lo que el programa de gestión dice que se ha cobrado en efectivo con lo que hay de verdad en el cajón al cerrar. La diferencia entre esas dos cosas es el descuadre.

No es una pantalla de gestor: el equipo también la abre desde su menú, porque quien cuadra es quien cierra.

Por eso, en el menú del equipo la entrada se llama 🧮 Cuadre y registro de ventas: la pantalla tiene ahí dos pestañas: 🧮 Cuadre de caja —lo que se describe aquí— y 📒 Registro de ventas, el detalle de los tickets del día. Cuando la caja no cuadra, lo siguiente que se mira es justo eso: qué se vendió, quién lo vendió y qué devoluciones o deudas hubo. Está explicado en Ventas → Registro de Ventas.

Pantalla de Cuadre de caja con el botón de registrar cuadre señalado arriba, el filtro de fechas y la tabla de cuadres diarios con la columna de descuadre en verde y rojo

＋ Registrar cuadre — abre el formulario del cierre de hoy: el vendedor, el importe contado de cada caja, las deudas y lo retirado.
🏦 Retiradas de cierre (🏦 Movimientos de caja si tu programa es Nixfarma) — más abajo, el efectivo que sale del cajón cada día.

Qué es el descuadre

La propia pantalla lo dice encima de la tabla:

Descuadre = (suma de cajas + deudas + retirado) − saldo de efectivo según el programa de gestión.

En verde cuando sobra y en rojo cuando falta. Céntimos arriba o abajo son normales: salen del redondeo del cambio. Lo que hay que mirar son las cifras que se salen de eso.

Columna	De dónde sale
Vendedor	Quién ha hecho el cierre.
Descuadre	El resultado de la fórmula de arriba.
Cajón mostrador	Lo contado en esa caja. Si la farmacia tiene varias, aparece una columna por caja.
Conteo	La suma de todas las cajas contadas.
Deudas	Lo que se ha llevado un cliente y queda a deber: no está en el cajón, pero se ha vendido.
Retirado	El efectivo sacado del cajón antes de contar.
Físico	Conteo + deudas + retirado, o sea, todo el dinero que debería haber.
Saldo gestión	Lo que el programa de gestión dice que debería haber.

Con el botón ⚙️ Columnas se esconde la que no interese. Es una preferencia de ese ordenador, no de la farmacia: cada puesto se monta la tabla a su gusto sin cambiársela a nadie. Fecha y Descuadre no se pueden quitar, porque sin ellas no queda tabla.

La tabla enseña diez filas y el resto se ven bajando por ella; los títulos y la fila de totales se quedan quietos mientras tanto.

El recorrido normal

Al cerrar, se cuenta el cajón.
＋ Registrar cuadre, se elige el vendedor y se teclean los importes: cada caja, las deudas y lo retirado.
Forálic calcula al momento el conteo, el físico y el saldo de gestión, y enseña la diferencia antes de guardar.
Se guarda, y esa línea queda en la tabla con su fecha y su hora.

También se puede registrar desde el bot de Telegram, escribiéndole /cuadre. Es el camino corto cuando el ordenador ya está apagado.

Arriba, Desde y Hasta con Actualizar cambian el rango de la tabla, y ⬇ Exportar a Excel se lleva lo que estés viendo.

La gráfica de evolución

Al final del todo, después de las dos tablas, la misma información dibujada: un punto por día, con el rango de fechas y la caja que tengas puestos arriba. Va la última a propósito: las tablas son el trabajo del día y esto es la mirada de después.

Dibuja el descuadre, la columna que de verdad se mira, con una raya discontinua en el cero: de un vistazo ves si el mes se mueve alrededor de él o si se está yendo siempre para el mismo lado —que es la señal de que hay algo sistemático, no un despiste—.

Si la farmacia tiene varios conjuntos de cajas (por ejemplo mostrador y ortopedia), el selector Caja de arriba elige cuál se mira: la tabla, el gráfico y la exportación a Excel hablan siempre de una sola. No hay opción de verlas juntas a propósito — cada caja tiene sus propias cajas físicas y su propio saldo, así que mezclarlas llena la tabla de huecos y confunde más de lo que informa. En el gráfico, cada uno lleva su propia línea con su color y su nombre en la leyenda. Y si un día tiene más de un cuadre del mismo conjunto, la gráfica pinta el último, que es el del cierre.

El efectivo que sale del cajón

La segunda tabla es solo un registro de lo que se saca de la caja: no hay que anotarlo, y no afecta al descuadre. Sirve para ver de un vistazo cuánto efectivo se ha ido sacando en el periodo. Forálic lo lee del programa de gestión, y se llama distinto según cuál tengas, porque el dato tampoco es exactamente el mismo:

Con Farmatic — 🏦 Retiradas de cierre. Farmatic tiene un apunte propio para esto: el importe que el vendedor teclea al hacer el «Cierre y apertura de caja». Uno por día y a la hora del cierre.
Con Nixfarma — 🏦 Movimientos de caja. Nixfarma no tiene ese apunte. Lo que registra son salidas de caja, a la hora que sean y las que hagan falta: la del recuento de mediodía, la del cierre, o un pago en efectivo. Es el mismo nombre que les da su informe «Cuadre de caja», para que puedas comparar la pantalla con el papel sin traducir nada.

Si tienes más de una caja

Cuando la farmacia tiene varias cajas —por ejemplo mostrador y ortopedia, cada una con su recuento—, la columna enseña el total del día y, debajo, cuánto salió de cada caja.

Fíjate en el desglose y no en el total, porque es el desglose el que cuadra con el papel: el informe del programa de gestión se imprime de una caja cada vez («Almacén: FARMACIA. Caja: CAJA FARMACIA»), así que su cifra hay que compararla con la línea de esa caja. El total de arriba es la suma de todas, y ese número no aparece en ningún informe suyo.

Cada caja se llama aquí como el conjunto de cuadre con el que la arqueas («Farmacia», «Ortopedia»), no como la tiene apuntada el programa de gestión.

Un día empieza y acaba en el arqueo

Una jornada no va de medianoche a medianoche: va de un cierre al siguiente. Si un día se cierra pasadas las doce —una guardia, un cierre que se alarga—, lo que se sacó de la caja esa madrugada cuenta en el día que estabas cerrando, no en el siguiente. Es el mismo criterio con el que el programa de gestión imprime su informe.

El cotejo de la tarjeta

El descuadre de arriba solo mira el efectivo, porque es lo único que se cuenta a mano. La tarjeta no se cuenta: se cobra por datáfono y aparece en el banco días después. Y suele ser la mitad del dinero de la farmacia.

Si la farmacia tiene el banco conectado y clasificado en Finanzas, esta misma tabla añade tres columnas —💳 Tarjeta según el programa de gestión, 🏦 Tarjeta según el banco y Cotejo— que dicen, día a día, si lo cobrado por datáfono ha acabado entrando en la cuenta:

Cotejo	Qué significa
✅ Cuadra	El banco abonó exactamente lo que se cobró. No hay nada que mirar.
❌ con una cifra	El abono no coincide. La cifra es la diferencia: en negativo falta dinero, en positivo sobra.
⏳ Pendiente	El abono todavía no ha llegado al banco. No es un descuadre: los días más recientes salen siempre así.
🤝 Cuadrado a mano	Alguien de la farmacia dio ese día por bueno junto a otro, porque una venta se liquidó con el lote del día de al lado (más abajo). Poniendo el ratón encima se ve quién lo marcó y cuándo.

Al lado van las dos cifras que se comparan —lo que se cobró con tarjeta y lo que el banco abonó— y el ❌ lleva la diferencia exacta en euros. La tabla es la misma para todo el mundo, con modo gestor o sin él: esa cifra es justo la herramienta para encontrar el fallo.

🔍 ¿Qué venta?

Ese trabajo —«descuadran 15 €, busco las ventas de 15 €»— ya no hay que hacerlo a mano. Cada fila en ❌ trae un botón 🔍 ¿Qué venta? que abre debajo los tickets que podrían explicar la diferencia, con su hora, su importe y cómo están apuntados. Cada uno enlaza a su ticket en el Registro de ventas para comprobarlo.

Lo primero que dice es en qué dirección buscar, que es la mitad del trabajo: si el banco abonó de más, alguna venta cobrada con tarjeta se apuntó en efectivo, y hay que mirar entre los tickets de efectivo. Si abonó de menos, al revés.

Luego propone, por orden de lo más creíble a lo menos:

Lo que propone	Cuándo
Un ticket cuyo importe es justo la diferencia	Lo más habitual, y lo más fácil de comprobar.
Dos tickets que suman la diferencia	Dos ventas apuntadas mal el mismo día.
Dos errores en direcciones opuestas	Una que era tarjeta y se puso en efectivo, y otra al revés. La diferencia que se ve es solo lo que queda entre las dos.

Dos marcas que cambian mucho la lectura:

✔ el arqueo lo confirma — el descuadre del efectivo de ese día es exactamente el que dejaría ese fallo. Son dos comprobaciones independientes apuntando al mismo sitio: si aparece, casi seguro que es esa venta.
⏱ venta de última hora — el ticket está pegado al cierre, y el datáfono pudo meterlo en el lote del día siguiente. Si es eso, no hay nada que corregir.

Y hay un caso en el que la pantalla te dice directamente que no busques: cuando otro día cercano descuadra casi lo contrario (uno +390 € y otro −381 €, por ejemplo). Eso no son dos fallos: es una sola venta que el datáfono liquidó con el lote del día de al lado. El dinero está, solo cambió de jornada.

🤝 Dar los dos días por cuadrados

Cuando pasa eso no hay nada que corregir en el programa de gestión —el cobro está apuntado bien, solo cayó en el lote de la jornada de al lado—, así que ahí mismo tienes el botón 🤝 Dar por cuadrados este día y el …. Los dos días pasan a 🤝 Cuadrado a mano, dejan de contar como liquidaciones sin cuadrar y el aviso de Telegram deja de mandarlos.

Lo que conviene tener claro de ese botón:

No toca el programa de gestión ni cambia ningún importe. Es una anotación de Forálic —«esto ya lo hemos mirado»— sobre esas dos jornadas, y nada más. Las cifras de las columnas siguen siendo las de siempre.
Solo marca PAREJAS. No hay forma de dar por bueno un día suelto: lo que da derecho a cerrar el rojo es que el dinero aparezca en la jornada de al lado.
Se deshace con la ↩ que aparece al lado de la marca, y los dos días vuelven a salir en rojo. Volver a marcarlo es el mismo clic.
Si los importes cambian de verdad, la marca caduca sola. El cotejo se rehace entero cada vez que abres la pantalla, y los abonos del banco van llegando: si un día que diste por bueno por 33 € pasa a descuadrar 1.500 €, ya no es el mismo caso, así que vuelve el ❌ con un aviso de ⚠ marca caducada para que sepas por qué ha reaparecido.

Y si ves un aviso de abonos sin atribuir, míralo antes que nada: es dinero que el banco ha ingresado y que no corresponde a ninguna jornada (una devolución, un ajuste del datáfono o la liquidación de un día sin ventas registradas).

Y hay un aviso automático, que se enciende en Ajustes → Telegram / Bot → «Aviso de tarjeta que no cuadra»: cada mañana revisa el último mes y medio y manda un privado a los administradores con los días que no cuadran. Los pendientes no se avisan nunca, cada descuadre se avisa una sola vez, y hay un mínimo en euros por debajo del cual no molesta.

Dos cosas que conviene saber para leerlo bien:

Las fechas no coinciden, y es normal. La venta es de un día y el abono entra uno o varios días después. Forálic lo empareja solo; el día en que entró el dinero se ve poniendo el ratón encima de la marca de la columna.
Tu datáfono no cierra el día a medianoche. Lo normal es que cierre el lote a las 02:00, así que una venta de madrugada entra en la liquidación del día anterior. Si ves días en rojo por pocos euros de forma repetida, esa suele ser la causa: la hora se ajusta en Ajustes → Equipamiento y datos propios → 💳 Datáfono.
Si tu banco liquida varios días de golpe (muchos contratos abonan una vez por semana), el abono se compara con la suma de los días que cubre y se apunta una sola vez, en el último de ellos. Los demás días de esa liquidación dicen «↳ en la liquidación del …» y remiten a él.

Lo que se compara es el importe bruto del datáfono. La comisión del banco no se descuenta aquí: se cobra aparte y va a su propia categoría de gasto en Finanzas.

Si no ves esta columna, es que esta farmacia todavía no tiene movimientos clasificados en la categoría 💳 Cobros con tarjeta de Finanzas. En cuanto los tenga, aparece sola.

Cuando algo no cuadra

Lo que ves	Qué suele ser
Un descuadre de céntimos, casi todos los días	Redondeo del cambio. Normal, no se investiga.
Un descuadre igual al importe de una venta	Una deuda que no se anotó, o un cobro con tarjeta metido como efectivo. La columna Pago del Registro de ventas te dice cómo está apuntado cada ticket.
Falta justo lo que se sacó del cajón	El campo Retirado se quedó a cero. Es lo más frecuente los primeros días.
El saldo de gestión no es el que esperabas	Devoluciones o entregas a cuenta del día. Se comprueban en la pestaña 📒 Registro de ventas, aquí al lado.
Un día sin línea en la tabla	Ese cierre no se registró. El cuadre no se rellena solo: si nadie lo mete, ese día no existe aquí.
La tarjeta sale en ❌ un día suelto	Una devolución con tarjeta que el banco liquidó aparte, o un cobro que se quedó a medias. Pulsa 🔍 ¿Qué venta? en esa fila.
La tarjeta sale en ❌ varios días seguidos	Suele ser que hay un abono del datáfono sin clasificar en Finanzas, o clasificado en otra categoría.

Con qué se relaciona

La venta que hay detrás de ese efectivo se mira en Ventas.