Cuadre de caja

El cuadre de caja compara el efectivo que el programa de gestión dice que debería haber con el que hay de verdad en el cajón al cerrar. La diferencia es el descuadre. También cruza lo cobrado con tarjeta con lo que abona el banco y, en modo gestor, el efectivo retirado con el que se ingresa.

La pantalla la usa el equipo además del gestor. En el menú del equipo la entrada se llama «🧮 Cuadre y registro de ventas» y tiene dos pestañas: «🧮 Cuadre de caja» (este artículo) y «📒 Registro de ventas», el detalle de los tickets del día (Ventas → Registro de Ventas). En modo gestor la entrada es «🧮 Cuadre de caja» y el registro está en la pantalla Ventas.

Pantalla de Cuadre de caja con el botón de registrar cuadre señalado arriba, el filtro de fechas y la tabla de cuadres diarios con la columna de descuadre en verde y rojo

«＋ Registrar cuadre» — abre el formulario del cierre: vendedor, importe contado de cada caja, deudas y retirado.
«🏦 Retiradas de cierre» («🏦 Movimientos de caja» con Nixfarma) — más abajo, el efectivo que sale del cajón cada día.

Cómo se hace

Registrar el cuadre del día

Cuenta el cajón.
Abre la pantalla y pulsa «＋ Registrar cuadre».
Si la farmacia tiene varios conjuntos de cajas (por ejemplo mostrador y ortopedia, cada una con su arqueo), elige uno en «Conjunto:». Cada conjunto es un cuadre independiente.
En «Vendedor» elige quién hace el cuadre. Es obligatorio: sin vendedor, el botón de guardar no se activa.
Escribe en cada campo de caja el importe contado. Se admite coma o punto («12,50»). Un campo vacío cuenta como 0.
Escribe «Deudas»: lo que un cliente se ha llevado y queda a deber. No está en el cajón, pero el programa de gestión ya lo cuenta como cobrado, así que si no se anota el cuadre sale en rojo por un dinero que no falta.
Escribe «Retirado»: el efectivo sacado del cajón antes de contar. Si se deja a cero, el descuadre sale en negativo por exactamente lo que se sacó.
Mientras escribes, el formulario calcula (con unos 0,5 s de retraso) Conteo, Físico y Saldo gestión, y rotula el resultado: «Cuadra ✓», «Sobra X €» o «Falta X €».
Pulsa «Guardar cuadre». Aparece «✓ Cuadre guardado», los campos se vacían y la fila nueva queda en la tabla con su fecha y hora.

También se puede registrar desde el bot de Telegram escribiéndole /cuadre.

Se pueden guardar varios cuadres el mismo día (por ejemplo uno a mediodía y otro al cierre); cada uno es una fila.

Corregir o borrar un cuadre

Un cuadre guardado no se edita. Para corregirlo:

Pulsa la ✕ del final de su fila.
Confirma «¿Eliminar este cuadre?». El cuadre se borra de Forálic, sin deshacer. No toca el programa de gestión.
Vuelve a registrarlo con «＋ Registrar cuadre».

Configurar las cajas (solo gestor)

Sin cajas configuradas el formulario dice «No hay cajas configuradas» y no se puede cuadrar. Las cajas las define el gestor:

Pulsa «＋ Registrar cuadre» y, dentro del formulario, «✏️ Editar cajas» (el botón solo se ve con la clave de gestor puesta).
Escribe el nombre de cada caja física que se cuenta (por ejemplo Caja 1 o Cajón). «＋ Añadir caja» añade un campo; la ✕ de al lado quita una caja.
Si hay cajas que se arquean por separado, pulsa «＋ Añadir conjunto (arqueo separado)» y repite el paso 2 en el conjunto nuevo. Con varios conjuntos, cada uno necesita «Nombre del conjunto» (por ejemplo «Mostrador», «Ortopedia»); «Eliminar conjunto» quita uno.
Con varios conjuntos y Nixfarma, cada conjunto muestra las cajas del programa de gestión: marca las que corresponden a ese conjunto para que su saldo teórico salga solo de ellas. Sin ninguna marcada se usan todas.
Pulsa «Guardar configuración». Cada conjunto necesita al menos una caja; si no, avisa.

Cambiar la configuración no modifica los cuadres ya guardados.

Ver, ordenar y exportar

«Desde» y «Hasta» (por defecto, el mes en curso) acotan el rango. Se recarga solo cuando las dos fechas están completas; «Actualizar» fuerza la recarga.
Un clic en la cabecera «Fecha» alterna el orden (▲ / ▼). Por defecto, lo más reciente arriba.
«⬇ Exportar a Excel» descarga el rango mostrado (solo la caja seleccionada si hay selector).
Con más de un conjunto aparece el selector «Caja:» con un botón por conjunto (y «Sin conjunto» si hay cuadres anteriores a configurarlos). La tabla, la gráfica y la exportación muestran un conjunto cada vez; no hay vista conjunta. Se entra en el primero que tenga cuadres.
«⚙️ Columnas» esconde columnas de la tabla. Es una preferencia de ese ordenador, no de la farmacia. Fecha y Descuadre no se pueden quitar.

La tabla enseña diez filas y el resto se ven desplazándose; cabecera y totales se quedan fijos. En el móvil solo se ven fecha, vendedor y descuadre.

Qué es el descuadre

La pantalla lo dice encima de la tabla:

Descuadre = (suma de cajas + deudas + retirado) − saldo de efectivo según el programa de gestión.

Verde cuando sobra (o es cero) y rojo cuando falta. Unos céntimos de diferencia son normales (redondeo del cambio).

Columna	De dónde sale
Fecha, Hora	Día del cuadre y hora en que se guardó.
Vendedor	Quién hizo el cierre.
Descuadre	Resultado de la fórmula.
Una columna por caja	Lo contado en cada caja. Se llaman como las cajas configuradas.
Conteo	Suma de todas las cajas contadas.
Deudas	Lo anotado como deuda.
Retirado	Lo anotado como retirado.
Físico	Conteo + deudas + retirado: todo el dinero que debería haber.
Saldo gestión	El efectivo que el programa de gestión dice que debería haber.

La gráfica «📈 Evolución del descuadre»

Va al final de la pantalla y solo aparece con dos o más cuadres en el rango. Dibuja una línea con el descuadre de la caja seleccionada, un punto por día, con una raya discontinua en el cero. Si un día tiene varios cuadres del mismo conjunto, pinta el último y lo avisa debajo.

El efectivo que sale del cajón

La segunda tabla («🏦 Retiradas de cierre» con Farmatic, «🏦 Movimientos de caja» con Nixfarma) es un registro: no hay que anotar nada y no afecta al descuadre. Se lee del programa de gestión.

Con Farmatic: es el importe que el vendedor teclea al hacer el «Cierre y apertura de caja». Uno por día, a la hora del cierre. Un día cerrado sin retirar nada sale con «—», no con 0,00 €.
Con Nixfarma: son las salidas de caja, a cualquier hora y tantas como haya (recuento de mediodía, cierre, un pago en efectivo). Es el nombre del informe «Cuadre de caja» de Nixfarma («Movimientos caja»).

Si la farmacia tiene varias cajas, cada fila enseña el total del día y, debajo, cuánto salió de cada caja. Compara el papel con el desglose y no con el total: el informe de Nixfarma se imprime de una caja cada vez.

Una jornada va de un cierre al siguiente, no de medianoche a medianoche: lo que se saca de la caja pasadas las doce, antes del cierre, cuenta en el día que se está cerrando.

El cotejo de la tarjeta

El descuadre solo mira el efectivo. La tarjeta se compara con el banco: si la farmacia tiene el banco conectado y los abonos clasificados en la categoría «💳 Cobros con tarjeta» de Finanzas, la tabla de retiradas se titula «🏦 Retiradas de cierre y cotejo de la tarjeta» y añade tres columnas: «💳 Tarjeta según Farmatic» («…según Nixfarma»), «🏦 Tarjeta según el banco» y «Cotejo». Si no ves esas columnas, falta esa clasificación en Finanzas.

El pie de la tabla suma las columnas y dice «Sin descuadres» o «N días sin cuadrar» («N liquidaciones sin cuadrar» si el banco liquida varios días de golpe).

Cotejo	Qué significa
✅ Cuadra	El banco abonó exactamente lo cobrado.
❌ con una cifra	El abono no coincide. La cifra es la diferencia: negativa, falta dinero; positiva, sobra.
❌ No cuadra (sin cifra)	El día no cuadra pero la fila no lleva diferencia.
⏳ Pendiente	El abono aún no ha llegado. No es un descuadre: los días recientes salen así.
🤝 Cuadrado a mano	Alguien dio ese día por bueno junto a otro (ver más abajo). Con el ratón encima se ve quién y cuándo.
❌ cifra + 🤝 X € ya cuadrados	El par no era exacto: lo que había a los dos lados quedó cuadrado y lo que sobra sigue en rojo.
⚠ marca caducada	La marca de un par ya no vale porque los importes cambiaron; el ❌ vuelve.
↳ en la liquidación del …	El banco liquida varios días de golpe: el abono se compara con la suma de los días que cubre y se apunta una vez, en el último. Los demás días remiten a él.

La tabla es la misma con modo gestor o sin él, con la cifra exacta. Poniendo el ratón sobre la cifra del banco se ve el día en que entró el abono y las ventas que liquida.

Buscar la venta que descuadra

En los ❌ con cifra, solo en escritorio, aparece «🔍 ¿Qué venta?». Abre debajo los tickets que podrían explicar la diferencia, cada uno con fecha y hora, importe, cómo está apuntado (💶 en efectivo, 💳 con tarjeta, 🧩 mixto, 📝 a deber), el vendedor y un enlace a su ticket en el Registro de ventas.

Pulsa «🔍 ¿Qué venta?» en la fila. Lee la frase de arriba: dice en qué dirección buscar. Si el banco abonó de más, alguna venta cobrada con tarjeta se apuntó en efectivo; si abonó de menos, al revés.
Revisa los candidatos, por orden de más a menos creíble: un ticket que suma justo la diferencia, dos tickets que suman la diferencia, o dos errores en direcciones opuestas.
Abre cada ticket con su enlace (#número) y compruébalo en el programa de gestión.
Vuelve a pulsar el botón («▾ ¿Qué venta?») para cerrar el panel.

Marcas en los candidatos:

✔ el arqueo lo confirma — el descuadre del efectivo de ese día es el que dejaría ese fallo.
⏱ venta de última hora — el ticket está pegado al cierre y el datáfono pudo meterlo en el lote del día siguiente. Si es eso, no hay nada que corregir.

Son candidatos, no culpables. Si hay muchas combinaciones que suman lo mismo, la pantalla avisa de que la cifra sola no señala a nadie. Si no encaja ningún ticket ni ninguna pareja, lo más probable es que sean más de dos ventas mal apuntadas ese día: repasa la jornada entera en el Registro de ventas. Si el panel dice que no responde el servidor de la farmacia, no se pueden leer los tickets.

Cuadrar dos días que se compensan

Si otro día cercano descuadra casi lo contrario (por ejemplo +390 € y −381 €), el panel lo avisa con «Ojo»: lo normal es una sola venta que el datáfono liquidó con el lote del día de al lado. El dinero está, solo cambió de jornada. Para cerrar el par:

Abre «🔍 ¿Qué venta?» en uno de los dos días.
Pulsa el botón del aviso: «🤝 Cuadrar X € de este día con el AAAA-MM-DD» si los importes difieren, o «🤝 Dar por cuadrados este día y el AAAA-MM-DD» si son idénticos.
La tabla se recarga. Los dos días pasan a «🤝 Cuadrado a mano», o a «🤝 X € ya cuadrados» con el resto en rojo.

Consecuencias:

Cuadra solo lo que es igual a los dos lados. En el ejemplo, la venta cambiada de jornada explica 381 €; los 9 € que sobran quedan en rojo en su día, con su propio «¿Qué venta?».
No cambia nada en el programa de gestión ni modifica importes. Es una anotación de Forálic. Las columnas de tarjeta y banco siguen igual; cambia solo el Cotejo.
Solo marca parejas, no un día suelto.
Se deshace con la ↩ junto a la marca (sin confirmación): los dos días vuelven a salir en rojo.
La marca caduca sola si los importes cambian de verdad (el cotejo se rehace cada vez que se abre la pantalla): vuelve el ❌ con «⚠ marca caducada». Su ↩ la quita; para volver a marcar, repite los pasos.
Si al pulsar el botón los días ya no son pareja, avisa en lugar de guardar.

Abonos sin atribuir

Si debajo de la tabla sale el aviso «Abonos sin atribuir», son ingresos del banco que no corresponden a ninguna jornada y no se suman a ningún día. Mira el concepto: si no se parece al de tus liquidaciones del datáfono, está mal clasificado en «Cobros con tarjeta» y se arregla en Finanzas. Si se parece, suele ser una devolución, un ajuste del datáfono o la liquidación de un día sin ventas registradas.

Cómo se compara

Las fechas no coinciden: la venta es de un día y el abono entra días después.
Hora de corte del datáfono: el lote suele cerrarse a las 02:00 y no a medianoche, así que una venta de madrugada entra en la liquidación del día anterior. Se ajusta en Ajustes → «🖨️ Equipamiento y datos propios» → «💳 Datáfono» (campo «Cierra el lote a las»). Si el cotejo marca ❌ por pocos euros de forma repetida, prueba una hora más tarde.
Importe bruto: la comisión del banco no se descuenta; va a su categoría de gasto en Finanzas.

Aviso por Telegram

En Ajustes → «💬 Telegram / Bot», la casilla «Aviso de tarjeta que no cuadra» activa un mensaje privado a los administradores (a la hora programada, por defecto las 10:00). Revisa los últimos 45 días, no avisa de los ⏳ pendientes, avisa una sola vez de cada descuadre y no avisa por debajo de un mínimo en euros (1 € por defecto). Los días cuadrados a mano dejan de contar.

Del cajón al banco (solo gestor)

Debajo de las tablas, solo con la clave de gestor puesta, el panel «💶 Del cajón al banco» compara el efectivo retirado con el que se ingresa. Aparece cuando hay movimientos clasificados en la categoría «💶 Ingresos en efectivo» de Finanzas.

Salió del cajón — suma de la segunda tabla.
Entró en el banco — ingresos de efectivo clasificados en esa categoría.
Se quedó fuera («Entró de más» si es negativo) — la diferencia y su porcentaje sobre lo retirado.

Debajo, un mes por fila (Salió del cajón, Entró en el banco, Diferencia, Acumulado) y la gráfica del acumulado. No hay nada en rojo: es normal que parte del efectivo se quede en la caja fuerte o se gaste sin pasar por el banco. El efectivo de los últimos días de un mes suele ingresarse en el siguiente, así que se lee el acumulado y no el mes suelto. El panel mide cuánto ha cambiado el efectivo fuera del banco en el rango, no cuánto hay.

Para medir un tramo: pincha en un día de la gráfica, arrastra hasta otro y suelta. Se sombrea el tramo y debajo sale el cambio, con lo que salió y lo que entró. Sale en rojo si sube (más efectivo fuera del banco) y en verde si baja o no cambia; un clic suelto o «Quitar selección» lo quita. Los extremos se enganchan a los días con movimiento.

La casilla «Nota mensual del efectivo» de Ajustes → «💬 Telegram / Bot» envía por privado a los administradores estas cifras del mes cerrado, una vez al mes a partir del día 5.

Cuando algo no cuadra

Lo que ves	Qué suele ser
Un descuadre de céntimos casi todos los días	Redondeo del cambio. Normal.
Un descuadre igual al importe de una venta	Una deuda sin anotar, o un cobro con tarjeta apuntado como efectivo. La columna Pago del Registro de ventas dice cómo está apuntado cada ticket.
Falta justo lo que se sacó del cajón	El campo Retirado se quedó a cero.
El saldo de gestión no es el esperado	Devoluciones o entregas a cuenta del día. Se comprueban en 📒 Registro de ventas.
Un día sin fila en la tabla	Ese cuadre no se registró. El cuadre no se rellena solo: un día sin registrar no aparece.
No puedo guardar el cuadre	Falta elegir el Vendedor, o no hay cajas configuradas (un gestor las crea con «✏️ Editar cajas»).
Me equivoqué al registrar	Elimina la fila con la ✕ y regístralo de nuevo.
Faltan las columnas de tarjeta	No hay movimientos clasificados en «💳 Cobros con tarjeta» en Finanzas.
No veo «💶 Del cajón al banco»	Solo se ve con la clave de gestor y si hay movimientos clasificados en «💶 Ingresos en efectivo».
No veo el botón «🔍 ¿Qué venta?»	Solo existe en escritorio y en días con ❌ y cifra.
La tarjeta sale en ❌ un día suelto	Una devolución con tarjeta liquidada aparte, un cobro a medias, o una venta apuntada con la forma de pago equivocada. Pulsa «🔍 ¿Qué venta?».
La tarjeta sale en ❌ varios días seguidos	Suele haber un abono del datáfono sin clasificar en Finanzas, o clasificado en otra categoría.
❌ por pocos euros repetidamente	La hora de corte del datáfono (Ajustes → «💳 Datáfono»).
La tabla de retiradas sale vacía y dice que el servidor no responde	El servidor de la farmacia está apagado; no es que no se haya retirado nada.

Con qué se relaciona

Los tickets que hay detrás de ese efectivo, en Ventas.
La clasificación de los abonos del banco, en Finanzas.