Facturas

Facturas guarda las facturas de proveedor y las empareja con los movimientos del banco: cada factura queda pendiente, asociada a uno o varios movimientos, o marcada como pagada de otra forma. Está dentro del modo gestor y, como Calendario de pagos y Finanzas, pide una contraseña propia al entrar: la primera vez se crea con «Crear y entrar»; las siguientes, «Entrar». Se cambia en Ajustes → Accesos.

Recorrido completo sobre la aplicación real · 21:56

Los 19 capítulos del vídeo, con su minuto

Minuto	Capítulo
0:00	Qué es el módulo de Facturas
0:29	El listado y la carpeta sincronizada
1:28	Qué datos saca Forálic del PDF
2:16	La factura verificada y su cargo del banco
2:52	Eliminar una factura y ver su PDF
3:55	Verificar a mano con el lápiz
5:21	Ordenar, etiquetas y filtros por periodo
6:29	Los estados de una factura
7:05	Enlazar un cargo del banco a mano
8:29	Combos: un cargo para varias facturas
10:27	Candidatos y candidato inverso
11:24	Parciales y pagadas en efectivo
12:41	Subir una factura a mano
14:23	Corregir una factura mal leída
15:35	Movimientos: del banco a la factura
16:20	Reglas para descartar movimientos
17:40	Perfiles de laboratorio
18:10	Enlazar tu IA para un perfil nuevo
21:12	El perfil aprendido, funcionando

Las cinco pestañas

Pestaña	Qué se hace ahí
🧾 Facturas	Subir facturas, corregirlas y asociarlas con su pago. Es donde se trabaja.
🏦 Movimientos	Los movimientos del banco vistos desde el banco: cuáles no tienen factura y qué factura justifica cada uno.
🧰 Reglas	Mantenimiento: reglas de omisión, combos descartados y grupos ya conciliados.
🏢 Proveedores	Lista de proveedores con su teléfono, correo y facturas, y el patrón con el que se lee cada uno.
🎬 Tutorial	El vídeo de arriba.

Subir una factura

En 🧾 Facturas, arrastra los ficheros al recuadro «Arrastra aquí las facturas o haz clic para seleccionarlas», o pulsa en él y elígelos. Acepta PDF e imágenes (png, jpg, tiff), varios a la vez.
Espera a que termine «Subiendo y extrayendo datos…». Un aviso resume el lote: cuántas han entrado, cuántas se ignoran por ser el mismo documento (misma huella de fichero), cuáles pueden estar duplicadas (mismo proveedor, número e importe que otra, entran igualmente) y cuántas se han conciliado solas.
Las facturas nuevas salen sin verificar. Corrígelas y verifícalas como se explica abajo.

Si el equipo tiene una carpeta de facturas configurada, aparece además «🔄 Sincronizar con la carpeta local». La carpeta se sincroniza sola cada hora; el botón la trae al momento y debajo se lee la «Última sincronización». Si el equipo donde se archivan está apagado, un aviso lo dice y se sincroniza cuando se encienda.

Dos efectos de borrar: una factura que borraste no vuelve con la sincronización de la carpeta (el aviso lo cuenta como «borrada a mano, no se recupera»), pero sí vuelve si subes ese mismo fichero a mano.

Corregir y verificar una factura

Forálic lee del PDF el laboratorio, el CIF, el número, el importe, la fecha y el vencimiento. Puede leer mal los de un proveedor nuevo.

En la fila, pulsa «✏️» (columna Acciones). Se abre «Editar factura · …» con el PDF a un lado.
Compara y corrige: Laboratorio (lista con buscador; si eliges uno de la lista se rellena su CIF), CIF, Nº de factura, Importe (€), Fecha, Vencimiento, Observaciones.
Pulsa «✅ Guardar y verificar» si has cotejado los datos con el PDF. «Guardar» guarda sin verificar: nunca verifica por sí solo.
Para retirar el visto bueno, abre otra vez ✏️ y pulsa «Quitar verificación».

La columna «Verificada» muestra «✓» cuando una persona ha dado el visto bueno. Un «✓» con «IA» al lado significa que lo dio un asistente de IA y nadie ha mirado el documento. Una vez corregido un campo a mano, «🔍 Pasar por el motor» ya no lo toca.

Otros botones de la fila: «📄» abre el PDF y «🗑️» elimina la factura. Eliminar borra el PDF, deshace sus asociaciones con movimientos del banco y no se puede deshacer (pide confirmación).

Leer la tabla

El periodo de arriba abre en «2026 (vencimiento)», la primera pastilla (el año en curso): va del 1 de enero hasta hoy y filtra por fecha de vencimiento. Por eso no salen las facturas que aún no han vencido. Cuando hay alguna, un aviso azul dice cuántas vencen después de hoy y cuánto suman; su botón «Verlas también» quita el límite de «Hasta» y las añade al listado. También puedes elegir otra pastilla («Mes actual», «Trimestre», «12 meses», el año, «Todo») o «Personalizado» con «Desde» y «Hasta». Las demás pastillas filtran por fecha de la factura, no por vencimiento.

Filtros de estado: Todas, Pendientes, Con candidatos, Con candidato inverso, En un combo, Conciliadas, Parciales, Sin cargo, Pagadas en efectivo.
Desplegable de etiquetas: empieza por «Todas las etiquetas».
Buscador: «🔍 Buscar proveedor, CIF, nº…». Busca también por observaciones e importe.
Ordenar: pulsa una cabecera; otra vez, la invierte.
Total: la última fila suma el importe de todas las facturas del filtro (no solo las de la página; la tabla pagina de 100 en 100). Los abonos restan.

Estados

Estado	Qué significa
Pendiente	Sin pagar.
Con candidatos	Sin pagar, y hay un movimiento del banco que encaja: despliega la fila.
Candidato inverso	El movimiento que cuadra va en sentido contrario (una entrada de dinero frente a una factura de gasto): casi siempre un abono o una devolución.
Conciliada	Tiene movimientos asociados que suman su importe.
Conciliación parcial	Tiene movimientos asociados que no suman su importe.
Sin cargo	Marcada como conciliada y sin ningún movimiento detrás.
Pagada en efectivo	Marcada a mano como pagada fuera del banco.
Compensada	Anulada contra otra factura (una rectificativa); nadie pagó nada.

Dos cargos que juntos suman el total dejan la factura en Conciliada, no en Parcial.

El vencimiento con `≈`

Un ≈ delante del vencimiento indica que la fecha no está impresa en el papel: es la fecha de la factura, o la de la factura más el plazo de pago del proveedor. Lo normal es que se pague más tarde. Para quitarlo, escribe el vencimiento del papel en ✏️. Estas facturas no se pintan en la rejilla de Calendario de pagos, pero sí cuentan en sus totales.

La columna Etiquetas

Son avisos que Forálic deduce del papel; no cambian ningún dato de la factura.

Pastilla	Qué significa
Abono	Importe negativo: factura rectificativa, resta en vez de sumar.
Duplicada	Hay otra factura del mismo proveedor con ese número.
Puede no ser factura	Parece un albarán o un aviso de cobro. Si habla de una factura ya archivada, su importe estaría contado dos veces.
Con descuento	Trae dentro un rappel o descuento comercial.
Con abonos	Es una factura normal y positiva que lleva dentro devoluciones que el proveedor ha abonado.

«Abono» es el documento entero en negativo; «Con abonos» es una factura positiva con devoluciones dentro.

Para apagar una etiqueta que sea falsa, despliega la fila y pulsa «No es un duplicado», «Sí es una factura», «No trae descuento» o «No trae abonos» (sección «Avisos de esta factura»). No borra nada y se puede volver a encender desde ahí. Las de descuento y abonos solo se detectan en los perfiles que trae la versión de Cencora y Novaltia.

Asociar una factura con su pago

Cuando el importe cuadra al céntimo con un único movimiento (±0,02 €), el movimiento cae a menos de 120 días del plazo de pago de la factura (de su fecha a su vencimiento) y no hay otro candidato, Forálic lo asocia solo: tras subir un lote, tras sincronizar el banco, tras importar un extracto, tras recoger la carpeta, o al pulsar «🔗 Emparejar automáticamente». Lo demás se hace a mano:

Asociar un movimiento

Pulsa la fila de la factura para desplegarla. Aparece «Movimientos que cuadran con esta factura (± X €) — marca el que la pagó», cada uno con su etiqueta: «Cuadra», «Se parece», «Poco probable» o «Candidato inverso».
Marca el movimiento (casilla).
Pulsa «Asociar este movimiento». Si marcas varios, el botón es «Asociar los N movimientos». Debajo se avisa si lo marcado suma más o menos que la factura; se puede guardar igual.

Debajo de cada movimiento van los tres motivos de su etiqueta:

Importe: «Cuadra al céntimo», «Se desvía X €» o, si es del mismo proveedor y por menos, «Cubre el N % de la factura (¿pago parcial?)».
Fecha: se compara con el momento de pago más cercano, la fecha de la factura o su vencimiento: «El mismo día», «N días después de la factura», «El día del vencimiento», «N días antes/después del vencimiento». Un movimiento anterior a la factura sale como «N días ANTES de la factura» y baja en la lista.
Concepto: si el nombre del proveedor aparece, entero o en parte, en el concepto del movimiento.

«Cuadra» es importe al céntimo y fecha a menos de 120 días del plazo de pago; «Se parece» y «Poco probable» salen de la suma de los tres. Ninguna etiqueta descarta un movimiento: ordenan la lista para que decidas tú.

Con ✕ en un movimiento dejas de proponerlo para esa factura; «Ninguno es de esta factura» descarta todos los propuestos.

Si el movimiento no está en la lista

Pulsa «¿No está aquí? Buscar otro movimiento».
Escribe parte del concepto y pulsa «Buscar». Marca «Buscar también en el otro sentido» para incluir las entradas de dinero (o las salidas, si la factura es un abono).
Marca el movimiento y pulsa «Asociar este movimiento». Si ese movimiento ya paga otras facturas, el botón pasa a «Añadir esta factura al grupo».

Si el pago son varios movimientos

Si ninguno cuadra suelto pero varios suman el importe, aparece «…o estos movimientos, que sueltos no cuadran pero sumados sí» con «Marcar estos N» y «No son». Marca y pulsa «Asociar los N movimientos».

Combo: un movimiento paga varias facturas

Cuando un solo giro del banco cuadra con la suma de varias facturas, cada una lleva una pastilla «Combo N» en la columna Estado.

Pulsa la pastilla. Se abre «¿Qué facturas paga este movimiento?» con las facturas ya marcadas.
Comprueba que lo marcado cuadra con el importe del movimiento (abajo: «Marcado: … de …» y «· Cuadra»).
Pulsa «Asociar las N facturas». Para añadir o quitar facturas, marca o desmarca antes.

Si la agrupación es errónea, pulsa la ✕ de la pastilla y confirma con «No son estas»: solo apaga esa sugerencia, no borra nada. Se recupera desde 🧰 Reglas → «🧩 Combos descartados» con «↩️ Volver a proponer».

Anulación: una factura y su rectificativa

Si una factura y su rectificativa tienen el mismo importe y el banco no interviene, aparece una pastilla «⇄ Anulación N». Púlsala y confirma con «Sí, se anulan»: las dos quedan «Compensada». Se deshace desde la misma fila con «Deshacer la compensación».

Factura pagada en efectivo

Despliega la fila y pulsa «Pagada con efectivo» (solo aparece si no hay movimientos marcados).
Revisa «Fecha del pago» y, si quieres, «Nota (opcional)».
Pulsa «Marcar como pagada». Salda la factura entera y deja de buscarle movimiento.

Deshacer

Una asociación: «Deshacer» junto al movimiento; para una factura con varios, «Deshacer todos».
Un pago en efectivo: «Deshacer el pago» (la factura vuelve a Pendiente).

Una asociación que deshaces no se vuelve a hacer sola.

Botones de la cabecera de la tabla

«⬇️ Exportar a Excel»: descarga las facturas que hay en pantalla (estado, periodo y búsqueda incluidos).
«🗂️ Exportar para la gestoría»: prepara un .zip para mandárselo a tu gestoría. Dentro van facturas.html (esta misma tabla, con sus filtros, su buscador, su orden y sus filas desplegables, pero de solo lectura), facturas.xlsx (el Excel de siempre, con una columna «PDF» que enlaza cada documento) y la carpeta pdfs, con el documento de cada factura. La gestoría extrae el zip (botón derecho → «Extraer todo») y hace doble clic en facturas.html: se abre en su navegador sin conexión, sin cuenta y sin instalar nada.
- Al pulsarlo eliges el periodo: sale marcado «Último trimestre» (el ya cerrado), y también puedes elegir «Trimestre en curso», «Mes actual», «Último mes completo» o «Personalizado». Como mucho tres meses. Debajo eliges si se cuenta por fecha de factura (la que sale marcada) o por vencimiento.
- Van todas las facturas del periodo, aunque tengas filtros puestos en la tabla. Si quieres mandar solo las que ves, marca «Solo las que se ven ahora en la tabla».
- Qué no va: del banco, solo los movimientos ya asociados a una factura (fecha, concepto e importe); los movimientos sueltos de tu cuenta no salen. En la columna Estado solo aparece lo que ya está resuelto: «Conciliada», «Pagada en efectivo» o «Compensada». Las que aún no están conciliadas (pendientes, con candidatos, parciales o sin cargo) van con el estado vacío. De un pago en efectivo va la fecha, pero no su nota interna.
- Antes de descargar ves cuántas facturas son y cuánto pesa, como mucho. Las facturas escaneadas que pesan mucho se aligeran en la copia (se ven igual, pero en ellas no se puede seleccionar texto); tu original no cambia.
«🔍 Pasar por el motor»: vuelve a leer los PDF de las facturas que ves y propone cambios. Elige qué campos revisar («Nº de factura», «Vencimiento», «Fecha»; la fecha viene apagada) y pulsa «Ver qué cambiaría». No escribe nada hasta que pulses «Aplicar N cambios». No toca el importe ni lo que corregiste a mano.
«📤 Enviar por Telegram»: elige una persona en «Destinatario» y pulsa «Enviar». Envía el Excel de lo que ves a esa persona por Telegram, nunca al grupo. Si no hay miembros, se configuran en Ajustes → «Mensajes automatizados de Telegram».

🏦 Movimientos

Muestra los movimientos del banco del periodo. Sirve para saber de qué es un movimiento (por ejemplo, un cargo de 3.000 €). Las pastillas filtran: Sin explicar (por defecto: sin factura detrás), Silenciados por una regla, Ignorados, Ya vinculados y Todos; y la dirección del dinero: Todos, Salidas, Entradas. Hay un buscador («🔍 Concepto, banco o importe…»).

Pulsa la fila de un movimiento. Se abre «¿Qué facturas paga este movimiento?».
Marca las facturas y pulsa «Asociar esta factura» (o «Asociar las N facturas»). Si hay un combo sugerido, la fila lo indica y el diálogo se abre con él marcado.
Si el movimiento no es de un proveedor, usa los botones de la fila: «🚫 Ignorar» lo aparta sin borrarlo («↩️ Recuperar» lo devuelve) y «🧰 Crear regla» abre el formulario de regla con su concepto. Un movimiento que ya paga facturas no se puede ignorar.

Con un movimiento ya asociado, «Deshacer» quita solo esa factura y «Deshacer todas» deshace el reparto entero.

🧰 Reglas

Es mantenimiento. Arriba hay contadores de salidas sin explicación, explicadas por un combo, silenciadas, ignoradas y grupos conciliados.

Crear una regla de omisión (para lo que nunca tendrá factura: nóminas, alquiler, comisiones):

Pulsa «+ Nueva regla» (o «🧰 Crear regla» en un movimiento).
En «Aplicar a…» elige «Movimientos del banco» o «Facturas» (las facturas que casan se apartan de las que esperan un pago).
Elige «contiene», «empieza por» o «es exactamente» y escribe el texto. No distingue mayúsculas ni acentos.
Opcional: «Etiqueta (opcional)». Debajo ves cuántos casan; si alguno es una entrada de dinero, avisa.
Pulsa «Crear regla». Cada regla se puede «Desactivar»/«Activar» o «Borrar».

Aquí también están «🧩 Combos descartados» y «✅ Grupos conciliados» (cada movimiento con las facturas que paga; «+ Añadir factura» asocia otra al mismo movimiento).

🏢 Proveedores

Lista todos los proveedores con CIF, teléfono, correo, facturas y última fecha. Se busca con «🔍 Buscar por nombre o CIF…». Teléfonos y correos no se teclean: salen del membrete de sus facturas. La primera vez del día tarda en abrirse, porque se releen todas las facturas.

Pulsa un proveedor para abrir su ficha: lo facturado, lo pendiente de pago, el próximo vencimiento, cada teléfono y correo con en cuántas facturas aparece y la última vez, y todas sus facturas. Una factura puede salir marcada «sin reconocer»: está a nombre de ese proveedor pero su patrón no la reclama, casi siempre porque cambió el diseño. El equipo tiene una versión sin importes en Proveedores.

La columna «Viene de» dice de dónde sale el patrón del proveedor: «la versión» (viene con cada actualización) o «este equipo» (añadido aquí, manda sobre el otro). Desde esta pantalla no se crea un patrón nuevo: solo se ven y se retiran. Los de «este equipo» se retiran con «🗑️» (pide confirmación; las facturas de ese proveedor pasan a leerse con las reglas genéricas, o con el patrón de la versión si lo había). Un patrón nuevo lo crea un asistente de IA conectado al CLI de la farmacia (capítulo 18:10 del vídeo).

Cuando algo no cuadra

Lo que ves	Qué suele ser
Una factura recién subida no aparece	El periodo por defecto, «2026 (vencimiento)», solo llega hasta hoy: no muestra lo que vence más adelante. Pulsa «Verlas también» en el aviso azul de encima del listado, o elige «Todo» u otro periodo. Si aun así falta, no entró: comprueba que se subió y que no se borró antes.
Los importes o el proveedor están mal	Proveedor que Forálic aún no lee bien. Corrígelos con ✏️. El patrón del proveedor lo crea el asistente de IA desde el CLI.
Corrijo con ✏️ y la factura no queda verificada	«Guardar» no verifica. Usa «✅ Guardar y verificar».
Un cargo no encuentra factura	Falta subir la factura, no es de un proveedor (usa «🚫 Ignorar» o una regla) o se pagó en efectivo.
Una factura no se concilia sola	Solo se asocia sola si el importe cuadra a ±0,02 € y no hay competencia. Despliégala y asóciala a mano.
Hay dos facturas iguales	El mismo papel entró dos veces como ficheros distintos (mismo proveedor, número e importe). Comprueba la pareja y borra una con 🗑️.
Una factura aparece como «Conciliación parcial»	Los movimientos asociados no suman su importe: puede faltar uno por asociar, o haber un descuento o gasto de envío.
Quiero saber qué me queda por pagar este mes	Se responde en Calendario de pagos, no con el periodo por defecto de esta tabla.