Facturas

El módulo de Facturas contesta dos preguntas que normalmente se contestan a mano y con carpetas: «¿esta factura está pagada?» y «este cargo de 3.000 € del banco, ¿de qué es?». Son la misma pregunta vista desde los dos lados, y por eso viven en la misma pantalla.

Recorrido completo sobre la aplicación real · 21:56

Los 19 capítulos del vídeo, con su minuto

Minuto	Capítulo
0:00	Qué es el módulo de Facturas
0:29	El listado y la carpeta sincronizada
1:28	Qué datos saca Forálic del PDF
2:16	La factura verificada y su cargo del banco
2:52	Eliminar una factura y ver su PDF
3:55	Verificar a mano con el lápiz
5:21	Ordenar, etiquetas y filtros por periodo
6:29	Los estados de una factura
7:05	Enlazar un cargo del banco a mano
8:29	Combos: un cargo para varias facturas
10:27	Candidatos y candidato inverso
11:24	Parciales y pagadas en efectivo
12:41	Subir una factura a mano
14:23	Corregir una factura mal leída
15:35	Movimientos: del banco a la factura
16:20	Reglas para descartar movimientos
17:40	Perfiles de laboratorio
18:10	Enlazar tu IA para un perfil nuevo
21:12	El perfil aprendido, funcionando

Las cuatro pestañas

Pestaña	Qué se hace ahí
🧾 Facturas	El listado. Es donde se trabaja a diario.
🏦 Movimientos	Lo mismo pero mirando desde el banco: qué apunte justifica cada papel.
🧰 Reglas	Mantenimiento: qué movimientos se dejan de vigilar y cuáles se ignoran.
🏢 Proveedores	Tu guía de proveedores: a quién le compras, por dónde se le llama y todas sus facturas. También, cómo aprende Forálic a leer las de cada uno.

El recorrido normal

1. Que la factura entre

Hay dos caminos, y el bueno es el primero:

La carpeta sincronizada. Se deja el PDF en una carpeta y Forálic lo recoge solo. Es lo que hace que esto no dé trabajo: quien recibe la factura por correo la guarda ahí y se olvida.
A mano, arrastrando el PDF a la pantalla. Para las sueltas o las que llegan en papel y se escanean.

2. Forálic lee el PDF

De cada factura saca el proveedor, el número, la fecha, la base, el IVA y el total. No hace falta teclear nada, pero sí conviene mirar: la primera factura de un proveedor nuevo puede salir mal leída hasta que aprenda su formato (ver Proveedores más abajo).

Si algo está mal, se corrige a mano con el lápiz y la factura queda verificada: a partir de ahí manda tu corrección, no la lectura automática.

3. Se cruza con el banco

Aquí está el trabajo de verdad, y casi siempre lo hace solo. Forálic compara importes y fechas y propone el cargo que paga cada factura. Los casos que no son uno-a-uno tienen nombre propio:

Combo — un solo giro del banco paga varias facturas a la vez. Es lo normal con los mayoristas: un cargo semanal cubriendo cinco albaranes.
Candidatos — cuando no está seguro, en vez de inventarse el emparejamiento te enseña los que encajan para que elijas tú.
Parciales — la factura se pagó a medias, o en dos veces.
Pagadas en efectivo — nunca van a tener cargo en el banco. Se marcan como tales y dejan de aparecer como pendientes.

4. Lo que sobra, fuera

Del banco entran apuntes que no son facturas de proveedor: la luz, el alquiler, las comisiones, las nóminas. En 🧰 Reglas se dice de una vez por todas que esos no se vigilan, y dejan de pedir atención para siempre.

Los estados de una factura

El color y la etiqueta de cada fila dicen en qué punto está, sin abrir nada. Es lo que permite responder «¿qué me queda por pagar este mes?» de un vistazo, filtrando por periodo.

La columna «Etiquetas»

Aparte del estado, algunas filas llevan una pastilla de color. No son estados: son cosas que Forálic ha visto en el papel y te avisa, sin cambiar ningún dato de la factura.

Pastilla	Qué significa
Abono	El importe es negativo: es una factura rectificativa, resta en el libro en vez de sumar.
Duplicada	Hay otra factura del mismo proveedor con ese número. Comprueba si el documento está subido dos veces.
Puede no ser factura	El documento parece un albarán o un aviso de cobro. Si habla de una factura que ya tienes archivada, su importe estaría contado dos veces.
Con descuento	La factura trae dentro un rappel o un descuento comercial. Pasa el ratón por encima y verás lo que se ha leído en el papel.
Con abonos	La factura trae dentro devoluciones que el proveedor te ha abonado. Es lo típico de la factura resumen del mayorista, que lista los abonos de la quincena junto a los pedidos.

Todas menos «Abono» son juicios del programa y pueden equivocarse, así que se pueden apagar: despliega la fila y usa el botón que corresponda («Sí es una factura», «No es un duplicado», «No trae descuento», «No trae abonos»). No se borra nada y se puede volver a encender.

Arriba de la tabla hay un filtro por etiqueta, que es lo que contesta «enséñame las facturas que traen rappel».

Hoy Forálic las reconoce en las facturas de Cencora (el rappel del Real Decreto 5/2000, en la última factura de cada mes) y de Novaltia (las devoluciones abonadas de su factura quincenal, y el descuento del Real Decreto-ley 8/2010). Para el resto de proveedores no aparecen todavía; se va enseñando proveedor a proveedor, igual que la lectura de los demás datos.

Proveedores: enseñarle a leer uno nuevo

Tu guía de proveedores

La pestaña 🏢 Proveedores es la lista de todos los que te facturan, con su CIF, su teléfono, su correo, cuántas facturas suyas hay y la fecha de la última.

Los contactos no los teclea nadie: Forálic los lee del membrete de las propias facturas de ese proveedor. Por eso están siempre al día y por eso, si un proveedor no imprime su teléfono en el papel, ahí no habrá nada que enseñar.

Arriba tienes un buscador por nombre o CIF que no exige clavarlo: se salta las tildes, le da igual que el CIF lleve guiones o no, y aguanta alguna errata («novaltya» encuentra Novaltia). Está explicado con detalle en Proveedores, la versión de esta misma lista que ve todo el equipo sin contraseña de gestor.

Clica un proveedor y se abre su ficha, con tres cosas:

sus números: lo facturado, lo que queda por pagar, el próximo vencimiento y desde cuándo le compras;
por dónde se le llama: cada teléfono y cada correo que aparece en sus facturas, el visto más recientemente primero, y de cada uno en cuántas facturas sale y cuándo fue la última vez. Esos dos números son lo que te dice si fiarte: uno que sale en todas es el bueno; uno que sale en una sola sale apagado y avisando de que quizá no sea un teléfono. Cuando la factura dice de qué es el número —pedidos, atención al cliente, móvil, fax— sale etiquetado. El fax nunca aparece en la columna «Teléfono» de la lista: te mandaría a llamar a un aparato;
todas sus facturas, con su fecha, su importe y en qué punto está cada una.

Alguna factura puede salir marcada «sin reconocer». No significa que esté mal: significa que está guardada a nombre de ese proveedor pero el patrón con el que Forálic lo reconoce no la reclama — casi siempre porque el proveedor cambió el diseño de sus facturas. Es el aviso de que a ese patrón le falta una variante.

La primera vez del día que abras esta pestaña puede tardar un poco: Forálic vuelve a leer todas las facturas del archivo para contarlas y sacar los contactos. No se ha colgado. A partir de ahí va rápido.

Enseñarle a leer un proveedor nuevo

Cada proveedor maqueta sus facturas a su manera. Esta misma pestaña enseña cómo lee Forálic las de cada uno, y permite enseñarle uno que aún no conozca.

El aprendizaje se hace una vez y a partir de ahí todas las facturas de ese proveedor entran solas y bien. Es el capítulo 18:10 del vídeo, y merece verlo entero antes de pelearse con un proveedor que sale mal leído.

Cuando algo no cuadra

Lo que ves	Qué suele ser
Una factura no aparece	El PDF no llegó a la carpeta, o entró con otra fecha. Comprueba el filtro de periodo antes que nada.
Los importes están mal	Proveedor que Forálic aún no sabe leer. Corrígela con el lápiz y enséñale el formato desde 🏢 Proveedores.
Un cargo no encuentra factura	La factura no está subida, es un gasto que no es de proveedor (→ 🧰 Reglas) o se pagó en efectivo.
Hay dos facturas iguales	El mismo PDF entró dos veces, por la carpeta y a mano. Se elimina una.